የሆቴል አስተዳደር ሥርዓት – Otel Premio

አጠቃላይ ባህሪያት

• በርካታ የቦታ ማስያዣ መንገዶች፦ በቀጥታ መምጣት፣ የጉዞ ወኪል፣ ኮርፖሬት፣ በመስመር ላይ ወይም ማዕከላዊ የቦታ ማስያዣ ሥርዓት (CRS)፣ በቦታ ማስያዣ ዝርዝሮች መሠረት ከRate Query ዝርዝር ለእያንዳንዱ የክፍል ዓይነትና የዋጋ ኮድ መገኘትን በመፈተሽ።
• ለሆቴሉ አገር የተዋቀሩ ግብሮችን ጨምሮ ለሚገኙ አካላዊ ክፍሎች የዋጋ ኮዶች።
• የእንግዳ መረጃ ከእንግዳው ሁኔታና ከአገልግሎት ምርጫዎች ጋር በተለየ መገለጫ ተቀምጦና ተከማችቶ፣ ቀጣይ ቆይታዎቻቸው የግል ትኩረት እንዲያገኙ።
• እንግዳው በቆይታው ወቅት ከየትም ሆኖ በስልኩ ማንኛውንም አገልግሎት (ሬስቶራንት፣ ልብስ ማጠቢያ፣ እንክብካቤና ሌሎችም) ለመጠየቅና ለመከታተል በመተግበሪያ፣ እንዲሁም ለመቀበል፣ ስለ ሒሳቡ ለማሳወቅ፣ ለመሰናበት ወይም የሆቴሉ አስተዳደር ለሚወስነው ማንኛውም ነገር በSMS መልዕክቶች ይሳተፋል።
• የቤት አያያዝ ሥራዎች በውስጣዊ የቁጥጥር ዕቅድ መሠረት የሚተዳደሩ፣ ክፍሎች በጊዜው እንዲንከባከቡ የእያንዳንዱ ሥራ ሂደት ይከታተላል።
• በሆቴሉ ውስጥ እየተንቀሳቀሱ ከታብሌቶች ሥርዓቱን መድረስ በሚችሉ ተቆጣጣሪዎች ሥራዎችን በፍጥነትና በተግባቢነት ማስተናገድ።
• የእንግዳ መረጃን ለመድረስ የክፍል ገበታውን በበርካታ አማራጮች መፈለግ።
• የሆቴሉ የይዞታ መጠን ከክፍል ገበታው በታች እንደ ፈጣን ውጤቶች የሚታይ፣ ከተዛማጅ ዝርዝሮች ጋር በራስ-ሰር የሚዘመን።
• ከሆቴሉ መሣሪያዎች ጋር ይገናኛል እና ይዋሃዳል፣ ለምሳሌ የፋይናንስ ግብይቶችን በሚከሰቱበት ጊዜ ለመለጠፍ የሂሳብ ሥርዓት፣ የስልክ ማዕከል (TCP/IP ወይም COM ወደብ)፣ የሆቴሉ ሬስቶራንት ሥርዓትና የኤሌክትሮኒክ በሮች።

ዋና ባህሪያት

• ቀድሞ በተያዘ ክፍል፣ ያለ ክፍል በተቀማጭ ገንዘብ እንደተረጋገጠ የተረጋገጠ (GTD) ቦታ ማስያዣ፣ ወይም ካልተረጋገጠ ከምሽቱ 06:00 የሚያበቃ ጊዜያዊ 6PM ቦታ ማስያዣ አዲስ ቦታ ማስያዣ መፍጠር።
• የእንግዳውን የግል ዝርዝሮችና የቦታ ማስያዣ መረጃ ማስገባት፦ የመድረሻና የመነሻ ቀንና ሰዓት፣ የሌሊቶች ብዛትና የክፍል ዓይነት፣ በሆቴሉ አስተዳደር የጸደቀውን የዋጋ ኮድ መምረጥ፣ የቦታ ማስያዣ ጽሑፉን ከማረጋገጫ ቁጥር ጋር ማተም።
• የተያዙ ክፍሎችን፣ የአሁኑን ቦታ ማስያዣዎችንና ጊዜያቸውን ለማየትና የሚገኙ የቦታ ማስያዣ ጊዜዎችን ለማግኘት የክፍል ቦታ ማስያዣ ገበታን መመልከት።
• በእንግዳ፣ በጊዜ፣ በዋጋ፣ በክፍል ዓይነት፣ በቦታ ማስያዣ መንገድና በሌሎችም ላይ ስታቲስቲካዊና ግራፊካዊ የቦታ ማስያዣ ሪፖርቶች።

የእንግዳ መቀበያ ተግባራት

• የሚደርሱትንና በቀጥታ የሚመጡትን በቁርስ ወይም ያለ ቁርስ መቀበል፣ እንግዳውን፣ አብረው የሚመጡትን፣ ክፍሉን፣ የተጠየቁ አገልግሎቶችን፣ ዋጋውን፣ የክፍያ ዘዴውንና ሌሎችም ማስገባት፣ በተጨማሪም በእንግዳ መገለጫ ውስጥ የተቀመጡ የእንግዳው መታወቂያ ዝርዝሮችና ፎቶ።
• ከዚያ ምንጭ ጋር ያለውን ግንኙነት ለማስተዳደር የቦታ ማስያዣ ወይም የማረፊያ ምንጭን (ግለሰብ፣ ኮርፖሬት፣ ወኪል፣ ቡድንና የመሳሰሉት) መለየት።
• በተመሳሳይ ዓይነት ውስጥ ወይም ወደ ሌላ ዓይነት የክፍል ዝውውር፣ የዋጋ ልዩነቱን በመጨመር።
• ዝርዝር መረጃቸውን ለመድረስ ከክፍል ገበታው ማንኛውም የመረጃ መስክ እንግዳን መፈለግ።
• ከሌሎች ቦታ ማስያዣዎች ጋር ሳይጋጭ በጥያቄ የእንግዶችን ቆይታ ማራዘም።
• ማንኛውንም አለመግባባት ለመፍታት የክፍል ሁኔታን ከቤት አያያዝ ጋር አብሮ መመልከት።
• እያንዳንዱ ሁኔታ የሚያስፈልገውን ለማዘጋጀት የወጡ እንግዶች፣ የሚጠበቁ መነሻዎች፣ በቤት ውስጥ ያሉ እንግዶች፣ የሚጠበቁ መድረሻዎችና የአሁኑ ቦታ ማስያዣዎች ሪፖርቶች።
• ለባለሥልጣናትና ለድንገተኛ አደጋዎች ዕለታዊ የይዞታ ሪፖርት ማስቀመጥና ማከማቸት።
• ክፍሉን ሳይዘጉ ከክፍል የአንድ ወይም የበለጡ እንግዶች የግል መውጣት።
• የወጣ ክፍልን ከቀድሞ ደረሰኙ ጋር መልሶ ማቋቋም።

የገንዘብ ተቀባይ ተግባራት

• የእንግዳ ክፍያዎችን በሚገኙ የክፍያ ዘዴዎች (ጥሬ ገንዘብ፣ ቼክ፣ ክሬዲት ካርድ) መቀበልና ለእንግዳው የደረሰኝ ቫውቸር ማተም።
• በቦታ ማስያዣዎች ላይ የቅድሚያ ክፍያዎችን መቀበልና በሆቴሉ ፖሊሲ መሠረት የቅድሚያ ክፍያ ተመላሾችን ማከናወን።
• የሆቴሉን አስተዳደር ሂደቶች በመከተል ለእንግዳ እንደ አገልግሎት ጥሬ ገንዘብ መክፈልና መጠኑን በክፍያ ቫውቸር በእንግዳው የክፍል ደረሰኝ ላይ መጫን።
• አገልግሎቶችን በክፍል አገልግሎት ክፍያ ኮድ ወደ ክፍሉ መጫን።
• የክፍል ክፍያዎች በሆቴሉ መሠረታዊ ቅንብሮች መሠረት በራስ-ሰር ስለሚለጠፉ፣ ሲያስፈልግ ማንኛውንም ልዩ መለጠፍ ማስተናገድ።
• እንግዳው ከመውጣቱ በፊት አስፈላጊ ማስተካከያዎች ያሉት የማጠቃለያ ደረሰኝ ማውጣት።
• በሆቴሉ አስተዳደር እንደጸደቀ በጊዜው ካልደረሰ የተረጋገጠ ቦታ ማስያዣ መጠን መቀነስ።
• በሆቴሉ የጸደቁ የፋይናንስ ሂደቶች መሠረት የገንዘብ ተቀባዩን የጥሬ ገንዘብ መዝጊያ ማካሄድና በዕለታዊ ፈረቃ መጨረሻ ለኋላ ቢሮ ማስረከብ።
• በክፍሎች ላይ የተለጠፉ ክፍያዎችን ማረምና መገምገም (ክፍያን ማረም / ማስተካከል)።
• በክፍሎች ላይ የአገልግሎት ክፍያዎችን ማጽደቅና በአንድ ደረሰኝ መስኮቶች መካከል ማዞር፣ አንዳንድ አገልግሎቶችን ለእንግዳው ሌሎችን ለኩባንያቸው ለመመደብ፣ ክፍያዎችን በአንድ ክፍል ውስጥ ባሉ በርካታ ሰዎች መካከል ለመክፈል፣ ወይም ክፍያዎችን ሙሉ በሙሉ ወይም በከፊል ወደ ሌሎች ክፍሎች ለማዛወር።

የቤት አያያዝ

እንደ የሆቴሉ አቀማመጥ፣ የድርጅት መዋቅርና ዕለታዊ የሥራ ጊዜያት ያሉ መሠረታዊ የሆቴል ቅንብሮች የቤት አያያዝ ሥራዎችን ለማከናወን ይጨመራሉ፣ ከሁሉም በላይ

• የፎቅና የፈረቃ ተቆጣጣሪዎች የቤት አያያዝ ሠራተኞችን በዕለታዊ ግዴታዎቻቸውና በማንኛውም ሌላ የእንግዳ ጥያቄ ላይ ይመድባሉ እና ይከታተላሉ።
• የቤት አያያዝ የክፍል ሁኔታዎችን መለወጥ (የተያዘ፦ ንጹህ፣ ጽዳት ወይም ጥገና የሚያስፈልገው / ባዶ፦ ንጹህ፣ ጽዳት ወይም ጥገና የሚያስፈልገው፣ ወዘተ) እና ክፍሉን ለእንግዳ ሊቀርብ ወደሚችልበት ሁኔታ ከመቀየር በፊት ሁኔታዎችን መከታተል።
• አገልጋዩ የክፍል አቅርቦቶችን ይመረምራል እና የእንግዳውን መነሻ ለማዘጋጀት ማንኛውንም ለውጥ ይመዘግባል፣ ማንኛውንም ጉድለት ለማስተካከል ከመግባቱ በፊት የክፍል ዝግጁነትን ይፈትሻል።
• ክፍሎችን ከሥራ ውጭ ወይም ከአገልግሎት ውጭ እንዲሁም ጥገና የሚያስፈልጋቸውን ክፍሎች ምልክት ማድረግ፣ ሲዘጋጁ ወደ አገልግሎት መመለስ።
• የቤት አያያዝ ተቆጣጣሪዎች በክፍሎች ውስጥ በሂደት ላይ ያሉ ሁሉንም ሥራዎች በሥራ፣ በቦታና በተመዳቢ ይመለከታሉ፣ ከመደበኛ የማጠናቀቂያ ጊዜያት መዛባትን ለመለየት፣ አጠቃላይ አፈጻጸምን ለመከታተል፣ ወይም በሆቴል ቦታ ማስያዣዎችና መስተንግዶ ላይ ለሚወስን ማንኛውም ሰው ለማሳወቅ።
• የቤት አያያዝ ተቆጣጣሪዎች ሥራዎችን ከመዝጋታቸው በፊት ሁኔታቸውን ይፈትሻሉ (turndown አገልግሎቶች) እና የማጠናቀቂያ ጥራትን ይለካሉ (የአገልጋይ ነጥቦች)።

የሌሊት ኦዲተር ተግባራት

• የጎደሉ ዝርዝሮችን ለማጠናቀቅ በቤት ውስጥ ያሉ እንግዶች መረጃን መገምገም።
• የቀኑን ቦታ ማስያዣዎችና መድረሻዎች መፈተሽ፣ ያልደረሱትን no-show ብሎ ምልክት ማድረግ፣ የተሰረዙ ቦታ ማስያዣዎችን መገምገም፣ የግለሰብና የኮርፖሬት መግቢያዎችንና ቦታ ማስያዣዎችን መፈተሽ።
• የክፍል ሁኔታ አለመግባባቶችን መፍታትና እንግዶቻቸው መውጣት የነበረባቸው ግን ያልወጡ፣ ወይም ያልተከፈለ ሒሳብ ይዘው የወጡ ክፍሎችን መፈተሽ።
• ከአንድ ዓይነት ወደ ሌላ የክፍል ዝውውሮችንና ምክንያቶቻቸውን መፈተሽ።
• የቀኑን ቅናሾችና ተመላሾች መገምገም፣ የተረከቡ መጠኖችን ማረጋገጥና ማስታረቅ፣ የገንዘብ ተቀባዩን መዝጋትና የመዝጊያ ሪፖርቶችን ማተም።
• ለእያንዳንዱ ተጠቃሚ መገምገምና መመርመር ስላለበት ማስታወሻዎችን መመዝገብ።
• የፋይናንስ ግብይቶችን ወደ ሂሳብ ሥርዓቱ መለጠፍ (ወደ ኋላ ቢሮ መለጠፍ)።

የሪፖርት ባህሪያት

• እያንዳንዱ ተጠቃሚ ከሥራዎቹ ጋር የሚዛመዱ ሪፖርቶችን ያገኛል፣ እያንዳንዱ ሥራ አስኪያጅ በፈቃዶቹ መሠረት የሚያስፈልጉ ሪፖርቶችን ወይም መግለጫዎችን ያገኛል።
• ዋና የሪፖርት ቡድኖች፦ የቦታ ማስያዣ ሪፖርቶች፣ የአገልግሎት ሪፖርቶች፣ የሌሊት ኦዲተር ሪፖርቶች፣ የእንግዳ ሪፖርቶች፣ የፋይናንስ ሪፖርቶች፣ ዕለታዊ የተጠቃሚ ሪፖርት፣ ዕለታዊ የስታቲስቲክስ ሪፖርት፣ ዕለታዊ የሆቴል ሥራ አስኪያጅ ሪፖርት፣ ዕለታዊ የሽያጭ ሪፖርቶች፣ እና
• የክፍል ሒሳብ ሪፖርት፣ ለማንኛውም የሚያስፈልግ ጊዜ በማጠቃለያ ወይም በትንታኔ መልክ ከሌሎች ሪፖርቶች መካከል።
• አብሮ የተሠራ የሪፖርት ንድፍ አውጪ በሆቴሉ አስተዳደር መስፈርቶች መሠረት አዲስ የሪፖርት አቀማመጦችን እንዲፈጥሩ ያስችላል፦ መጠን፣ ቅርጸትና የመረጃ መስኮች።

የእንግዳ ሞባይል መተግበሪያ

• ትርጓሜ፦ የሆቴሉ እንግዳ ከየትም ማንኛውንም የሆቴል አገልግሎት ለመጠየቅ የGuest መተግበሪያውን ይጠቀማል እና ጥያቄውን እስከሚደርሰው ድረስ መከታተል ይችላል።
• የGuest መተግበሪያው በአሁኑ ጊዜ በAndroid ላይ ብቻ ይሠራል።
• የእንግዳ መቀበያ ሠራተኛው የGuest መተግበሪያውን በእንግዳው ስልክ ላይ ይጭናል፤ መተግበሪያው በሆቴሉ ሥርዓት ውስጥ ካሉ አገልግሎቶች ጋር ስለሚገናኝ የአገልግሎት ጥያቄዎች በቀላሉ ይደርሳሉ።
• የGuest መተግበሪያው አገልግሎቶቹን ለመጠቀም ከኢንተርኔት ጋር መገናኘት አለበት።

ዋና ተግባራት

• የአገልግሎት ጥያቄ መመዝገብና ዋጋውን በእንግዳው ደረሰኝ ላይ መጫንን ማጽደቅ።
• እንግዳው የሆቴሉን ሬስቶራንት ምናሌ ያስሳል እና የሚፈልገውን ምግብ ያዛል።
• በርካታ ሪፖርቶችን መመልከት፣ ከሁሉም በላይ የእንግዳውን ደረሰኝ በማንኛውም ጊዜ።

ዋና ባህሪያት

• ነጻና የሚከፈልባቸው አገልግሎቶችንና ዋጋቸውን ማየት።
• ሁሉንም የሆቴሉ መገልገያዎችና ክፍሎች ከፎቶዎች፣ ከአሁኑ መገኘትና ከዋጋ ጋር ማግኘት።
• ከመተግበሪያው በእንግዳው ስልክ ላይ የሆቴሉን ድር ጣቢያ መድረስ።
• በመተግበሪያው መነሻ ማያ ገጽ ላይ የተመረጡ ፎቶዎችን ለእንግዶች ማሳየት፣ ከሥሩ የዜና ማሳያ ጋር።

ሂሳቦች

Otel Premio ተግባራዊ ውህደቱን ለማጠናቀቅ የሆቴል እንግዶችንና አገልግሎቶቻቸውን ዕለታዊ የፋይናንስ ግብይቶች ይሸፍናል፣ ከሁሉም በላይ

• ሆቴሉ ለፋይናንስ ግቤቶቹ የሚጠቀምበት በእንግዳ መስተንግዶ ደረጃዎች የተገነባ የሂሳብ ሰንጠረዥ ጋር ይሠራል።
• በሆቴሉ አገር ውስጥ ለእንግዶች በይፋ የሚከፈሉ ግብሮችን ኮድ ያደርጋል እና ይተገብራል፣ በተለይ ተ.እ.ታና በአብዛኛዎቹ አገሮች የሚጠቀመው የማዘጋጃ ቤት ክፍያ።
• የእንግዳ ተቀባዮችን (city ledger) እና የኮርፖሬት ተቀባዮችን (AR ሂሳቦች) ይከታተላል፣ ያስተካክላቸዋል፣ በእነሱ ላይ ጥሬ ገንዘብ ይሰበስባል፣ አስፈላጊ ቅናሾችን ይተገብራል እና መጥፎ ዕዳዎችን ይለያል።
• ለእያንዳንዱ እንግዳ ሁሉንም መረጃቸውንና የማንነት መረጃቸውን የያዘ የተለየ ፋይል ይፈጠራል።
• እንግዳ በማንኛውም ቀጣይ ጉብኝት ሲገኝ፣ ከሁሉም ዝርዝሮቻቸው ጋር ወደ ቦታ ማስያዣ፣ መግቢያ ወይም ሌላ ግብይት በፍጥነትና በቀላሉ ይጨመራሉ።
• የእንግዳው ፋይል ልዩ ጥያቄዎቻቸውን፣ አገልግሎቶቻቸውን፣ ምርጫዎቻቸውንና የሁኔታ መረጃቸውን ያካትታል፣ ስለዚህ ሆቴሉ በቀጣይ ጉብኝቶቻቸው እነሱን በማገልገልና በማስተናገድ ቅድሚያ መውሰድ ይችላል።
• ሆቴሉ የእንግዳውን ፋይል ማደራጀትና መረጃውን ከአንድ በላይ ለሆነ ዓላማ መጠቀም ይችላል።